Tutti i prodotti e le soluzioni si basano sulla tecnologia SAP Netweaver®. Scritti interamente in linguaggio ABAP e BSP, essi vengono installati e configurati nella vostra piattaforma SAP®.
Gestione integrata dei documenti del flusso attivo e passivo in SAP
Il Workflow per la Gestione delle Fatture Passive è in grado di gestire i vari passaggi svolti normalmente dall‘ufficio amministrazione al fine di registrare in SAP una fattura fornitore:
- Scansione del documento in ingresso previa applicazione di un‘etichetta barcode
- Avvio automatico, tramite software installato nella workstation adibita alle operazioni di scansione, di un Workflow SAP, contestuale alla creazione di un‘anagrafica documentale DMS che seguirà il ciclo di gestione della fattura
- Supporto alla fase di registrazione del documento (possibile sia con modalità “early archiving” che “late archiving”), con possibilità di richiamare le transazioni FI* o MIRO.
- Gestione della fase di approvazione al pagamento: l‘utente che ha in gestione il passo di workflow può decidere di inviare una mail e attendere la risposta, oppure, in alternativa, inoltrare il workitem direttamente all‘approvatore, qualora questi sia un utente SAP.
Inoltre, in ogni momento è possibile inserire/modificare:
- Metadati e indici di classificazione per facilitare le operazioni di ricerca e condivisione del documento durante l‘esecuzione del Workflow.
- Ulteriori allegati selezionati dal proprio PC
Abbiamo realizzato diverse varianti del Workflow di Gestione delle Fatture Passive, al fine di rispondere alle specifiche esigenze dei clienti che l‘hanno adottato.
Ad esempio, la fase di approvazione al pagamento può essere di tipo puntuale, oppure di tipo sequenziale o parallelo, nel caso in cui la fattura si riferisca a più centri di costo o centri di responsabilità i quali devono approvare ciascuno le posizioni fattura di propria competenza.
Il Workflow di Gestione delle Fatture Passive è inoltre integrato con il DDM:
- E‘ possibile richiamare i passi di Workflow dall‘interfaccia DDM
- E‘ possibile richiamare gli strumenti messi a disposizione dal DDM, come il Modulo Approvativo, al fine di creare flussi ad hoc (o predefiniti, impostando regole automatiche) per l‘approvazione al pagamento.
Archiviazione digitale dei registri fiscali – Conservazione Sostitutiva a norma di legge
Tramite questa transazione SAP è possibile gestire la fase di preparazione ed esportazione dei documenti digitali che si desidera conservare in modo sostitutivo.
Essa è in grado di supportare l‘utente nella fase di selezione dei documenti da conservare, a partire da regole basate sui range di numerazione del modulo FI, e di avviare il processo di estrazione dal modulo DMS.
I file vengono quindi parcheggiati in una porzione di file system in attesa di essere inviati presso l‘ente di conservazione.
L‘applicazione dispone di un‘interfaccia che consente di monitorare lo stato dei documenti durante l‘intero iter di conservazione.
Gestione bolla di entrata merce
Tramite questa soluzione è possibile gestire in modo efficiente le bolle di entrata merce, sia in modalità “Early Archiving” che “Late Archiving”.